Mettre en place la synchronisation de SAGE 100 Entreprise i7 avec la solution e-commerce Prestashop

Les entreprises utilisatrices du logiciel SAGE 100 Entreprise i7 peuvent aujourd’hui mettre en place une solution e-commerce entièrement interfacée et pilotée à partir de l’application de gestion commerciale afin d’éviter les doubles saisies et de permettre une gestion entièrement intégrée de l’activité commerciale.

Afin d’assurer la parfaite synchronisation des données de la suite logicielle Sage 100 avec la solution d’e-commerce Prestashop, il est nécessaire de mettre en place un logiciel additionnel de “mapping” qui va faire correspondre les données issues des deux applications. Ce logiciel s’appelle Atoo-sync GesCom Pro.

La mise en oeuvre de ce système complet, c’est à dire la synchronisation des logiciels Sage, Atoo-sync et Prestatshop a pour but de maximiser les performances de l’entreprise grâce à une automatisation totale des flux commerciaux montants et descendants, c’est à dire les flux d’information du système de gestion vers le site e-commerce (produits, prix, clients, stocks, revendeurs, etc) et inversement les flux d’information du site Internet marchant vers la solution de gestion commerciale (nouveaux clients, commandes, etc).

La mise en oeuvre d’un tel interfaçage peut s’avérer difficile compte tenu des spécificités des données issues du système d’information de l’entreprise. Ainsi, ce type de solution nécessite l’intervention de spécialistes en capacité d’intervenir à tous les niveaux des différents logiciels déployés.

L’agence ID Interactive s’est vue confier au cours de l’année 2015 pour le compte d’un de ses clients, une mission de déploiement d’un site Internet ecommerce sous la dernière version de Prestashop, utilisant les données issues du logiciel de gestion commerciale SAGE 100 Gestion commerciale i7.

Vous trouverez ci-après notre retour d’expérience…

Comprendre la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-Sync :

Présentation des solutions
Quels sont les rôles de ces outils ?

Sage est un éditeur de progiciel de gestion intégré (PGI ou encore ERP) permettant de regrouper toutes les composantes fonctionnelles d’une entreprise dans une base de données unifiée.

Dans notre cas d’étude, le logiciel Sage utilisé ne couvre que la chaîne commerciale de l’entreprise, on s’intéressera alors à la solution Sage 100 Gestion commerciale i7 dédiée aux PME.

Cette solution regroupe les fonctionnalités(1) suivantes :

• Création et structuration des catalogues.
• Création et gestion des documents de vente : devis, bon de livraison, bon de commande, facture.
• Suivi de l’activité commerciale à travers des tableaux de bord.
• Identification des opportunités et des risques commerciaux.
• Création et structuration des catalogues.
• Création et gestion des documents de vente : devis, bon de livraison, bon de commande, facture.
• Suivi de l’activité commerciale à travers des tableaux de bord.
• Identification des opportunités et des risques commerciaux.

Gestion de stock

• Création des emplacements, gestion des mouvements d’entrée et de sortie.
• Contrôle qualité, gestion des inventaires, gestion du colisage et des quantités économiques des commandes, gestion des livraisons.
• Tableaux de bord et indicateurs : quantités disponibles, traçabilités diverses, rupture immédiate ou à terme, risque de surstockage.
• Création des emplacements, gestion des mouvements d’entrée et de sortie.
• Contrôle qualité, gestion des inventaires, gestion du colisage et des quantités économiques des commandes, gestion des livraisons.
• Tableaux de bord et indicateurs : quantités disponibles, traçabilités diverses, rupture immédiate ou à terme, risque de surstockage.

Gestion des achats

• Fiches fournisseurs, gestion complète du cycle d’achat et mise à jour instantanée des stocks.
• Tableaux de bord et indicateurs : comparaison des prix des fournisseurs, commandes en attente ou en retard de livraison.
• Fiches fournisseurs, gestion complète du cycle d’achat et mise à jour instantanée des stocks.
• Tableaux de bord et indicateurs : comparaison des prix des fournisseurs, commandes en attente ou en retard de livraison.

Gestion de la fabrication

• Définition précise des étapes de fabrication.
• Simulateur de fabrication.
• Calcul des besoins.
• Réservation des ressources humaines / matérielles.
• Synthèse et suivi des coûts de fabrication.
• Définition précise des étapes de fabrication.
• Simulateur de fabrication.
• Calcul des besoins.
• Réservation des ressources humaines / matérielles.
• Synthèse et suivi des coûts de fabrication.

Gestion des prestation de service

• Outils de planning intégrés au système de facturation.
• Réservation des ressources.
• Contrôle, consultation des plannings d’intervention.
• Vision synthétique des plannings d’intervention.
• Outils de planning intégrés au système de facturation.
• Réservation des ressources.
• Contrôle, consultation des plannings d’intervention.
• Vision synthétique des plannings d’intervention.

Atoo-sync est une société éditrice de logiciels.

L’éditeur est spécialisé dans la création de solutions permettant la synchronisation des données entre un logiciel de gestion et une boutique e-commerce

Nous avons utilisé Atoo-sync GesCom Pro, compatible avec Sage 30 et Sage 100.

La solution se compose en deux éléments :

• Comme un module, fourni par Atoo-sync, le module permet d’envoyer et de récolter les flux de Prestashop
• Comme logiciel sur un serveur ou un poste Windows, il permet de se connecter avec Sage et de récolter la base de données de celui-ci et créer sa propre base d’articles.
• Comme un module, fourni par Atoo-sync, le module permet d’envoyer et de récolter les flux de Prestashop
• Comme logiciel sur un serveur ou un poste Windows, il permet de se connecter avec Sage et de récolter la base de données de celui-ci et créer sa propre base d’articles.

Prestashop est une solution Open Source permettant de faire du commerce électronique.

Cet outil est fortement plébiscité par les TPE et PME françaises grâce à sa simplicité d’utilisation et son déploiement à bas coûts. Des modules viennent compléter l’outil afin de répondre à des besoins spécifiques.

L’agence à fait le choix de sélectionner et proposer à son client Atoo-sync et Prestashop car ces outils ont été éprouvés par la communauté web. Les éditeurs siègent en France, ce qui permet d’assurer un support fiable et garanti.

De plus, ID Interactive est partenaire Prestashop, 2 de ses collaborateurs ont suivi une formation au siège de l’entreprise à Paris.

Quels sont les atouts ?

Faire appel à cette pratique possède de nombreux avantages pour l’entreprise et à plusieurs niveaux :

• A la réalisation de la plateforme e-commerce :
  Pour une PME souhaitant avoir une activité e-commerce, la réalisation d’une solution sur-mesure peut vite s’avérer onéreuse et non-adaptée aux besoins de ce dernier. Dans notre cas d’étude, nous utilisons des solutions existantes qu’ils suffit de connecter. C’est la “liaison” entre ces solutions qu’il faut assurer et maîtriser. La mise en oeuvre est donc plus rapide, les outils étant configurables et adaptables.
• Point de vue métier :
  aucune tâche de ressaisie, tout est assuré de façon automatisé et la synchronisation des flux est programmée, la gestion de la chaîne commerciale est mieux assurée.
• Point de vue logiciel :
  Nous faisons appel à deux solutions de pointe qui sont Sage (Un des meilleurs ERP au monde) et Prestashop (leader e-commerce en France). Atoo-Sync sert de pont qui permet de lier les flux de données et surtout de les adapter et les personnaliser en fonction du besoin du client.
• A la réalisation de la plateforme e-commerce :
  Pour une PME souhaitant avoir une activité e-commerce, la réalisation d’une solution sur-mesure peut vite s’avérer onéreuse et non-adaptée aux besoins de ce dernier. Dans notre cas d’étude, nous utilisons des solutions existantes qu’ils suffit de connecter. C’est la “liaison” entre ces solutions qu’il faut assurer et maîtriser. La mise en oeuvre est donc plus rapide, les outils étant configurables et adaptables.
• Point de vue métier :
  aucune tâche de ressaisie, tout est assuré de façon automatisé et la synchronisation des flux est programmée, la gestion de la chaîne commerciale est mieux assurée.
• Point de vue logiciel :
  Nous faisons appel à deux solutions de pointe qui sont Sage (Un des meilleurs ERP au monde) et Prestashop (leader e-commerce en France). Atoo-Sync sert de pont qui permet de lier les flux de données et surtout de les adapter et les personnaliser en fonction du besoin du client.

Les limites et axes d’amélioration

L’agence a constaté quelques limites pendant interfaçage des outils et en ce sens, certains points sont à améliorer. Rappelons que nous essayons de lier des solutions œuvrant pour un métier de l’entreprise bien précis, la limite se trouve donc non pas dans la synchronisation entre les outils mais dans le traitement des données.

• Sage ne permet pas de traiter les “déclinaisons” de produits. Ainsi, chaque déclinaison est perçue comme un produit à part entière, ce qui n’est pas le cas dans Prestashop. Une intervention dans le code du module d’import fut nécessaire pour intégrer les déclinaisons et les spécificités liées (prix, photos etc.) ;
• Dans le cas ou le traitement de certains données bloque, il est possible de faire appel à l’éditeur d’articles dans le logiciel d’Atoo-Sync, cependant, cela implique une intervention manuelle ;
• Sage ne permet qu’une photo par article ainsi, les autres photos doivent être ajoutées manuellement dans Prestashop ;
• La gestion des prix et les accès a certains produits peuvent différer (si activité BtoB et BtoC), ces paramètres ne sont pas assurés de base, une intervention fut nécessaire une fois encore.
• Sage ne permet pas de traiter les “déclinaisons” de produits. Ainsi, chaque déclinaison est perçue comme un produit à part entière, ce qui n’est pas le cas dans Prestashop. Une intervention dans le code du module d’import fut nécessaire pour intégrer les déclinaisons et les spécificités liées (prix, photos etc.) ;
• Dans le cas ou le traitement de certains données bloque, il est possible de faire appel à l’éditeur d’articles dans le logiciel d’Atoo-Sync, cependant, cela implique une intervention manuelle ;
• Sage ne permet qu’une photo par article ainsi, les autres photos doivent être ajoutées manuellement dans Prestashop ;
• La gestion des prix et les accès a certains produits peuvent différer (si activité BtoB et BtoC), ces paramètres ne sont pas assurés de base, une intervention fut nécessaire une fois encore.

Mise en situation

Dans cette partie nous allons montrer comment fonctionne globalement la synchronisation de Sage et Prestashop via Atoo-Sync.

Les prérequis :

Certains prérequis sont nécessaires. En effet, avant de vouloir assurer l’interfaçage entre les solutions, il est important de vérifier les points suivants :

Au niveau des solutions :

• Driver SAGE ODBC même version que votre Sage Gestion Commerciale.
• Le driver Sage ODBC est OBLIGATOIRE même pour les bases Sage SQL Server.
• Compatible avec les versions Sage Gestion Commerciale à partir des v.16.xxx jusqu’au I7.xxx.
• Compatible avec PrestaShop à partir des v.1.3.xx jusqu’au 1.6.xx
• Driver SAGE ODBC même version que votre Sage Gestion Commerciale.
• Le driver Sage ODBC est OBLIGATOIRE même pour les bases Sage SQL Server.
• Compatible avec les versions Sage Gestion Commerciale à partir des v.16.xxx jusqu’au I7.xxx.
• Compatible avec PrestaShop à partir des v.1.3.xx jusqu’au 1.6.xx

Au niveau des bases de données :

• Base de données Sage propre
• 1. Fiche client conforme (email, adresse, numéro de téléphone, …)
  2. Fiche produit complète (tarifs, stocks, …) ;
• Définir les catégories tarifaires (si différents types de clients) ;
• Interpréter les familles dans Sage comme des catégories dans Pestashop.
• Base de données Sage propre
  1. Fiche client conforme (email, adresse, numéro de téléphone, …)
  2. Fiche produit complète (tarifs, stocks, …) ;

1. Fiche client conforme (email, adresse, numéro de téléphone, …)
2. Fiche produit complète (tarifs, stocks, …) ;

• Fiche client conforme (email, adresse, numéro de téléphone, …)
• Fiche produit complète (tarifs, stocks, …) ;
• Définir les catégories tarifaires (si différents types de clients) ;
• Interpréter les familles dans Sage comme des catégories dans Pestashop.

Comprendre le chemin entre les flux :

Voici deux listes permettant de comprendre comment transitent les flux(2) entre chaque solution :

De Sage vers Atoo-sync puis Prestashop :

• Les articles
• Les articles avec nomenclature ;
• Les articles avec gammes ;
• Les familles articles ou le catalogue articles ;
• Les glossaires des articles ;
• Les photos des articles ;
• Les documents liés ;
• Les quantités de stock des articles ;
• Les informations libres des articles ;
• Les remises par quantité.
• Les articles
• Les articles avec nomenclature ;
• Les articles avec gammes ;
• Les familles articles ou le catalogue articles ;
• Les glossaires des articles ;
• Les photos des articles ;
• Les documents liés ;
• Les quantités de stock des articles ;
• Les informations libres des articles ;
• Les remises par quantité.

Attention, certains flux nécessitent une utilisation de l’éditeur d’article d’Atoo-sync.

Prestashop vers Atoo-sync puis Sage :

• Les commandes
• Les règlements des clients
• Les clients
• Les adresses des clients
• Les commandes
• Les règlements des clients
• Les clients
• Les adresses des clients

Schéma synthétique sur la gestion des produits après une commande passée sur Prestashop :

Représentation des outils :

Base de données dans Sage 100 i7 :

Récupération de ces données dans le logiciel Atoo-Sync GesCom pro. C’est cette base d’article qui est envoyée vers Prestashop :

Par ailleurs, il est possible de programmer les tâches automatisés d’imports dans Sage ou dans Prestashop :

Dans Prestashop, le module Atoo-Sync permet de faire la liaison entre le logiciel et la solution e-commerce :

Quid de cette solution ?

A travers notre expérience solide en matière de synchronisation, nous pouvons vous annoncer dès à présent (mais je pense que vous l’avez compris en lisant cet article), que ce type de projet n’est pas à prendre à la légère et que quelques pré-requis fondamentaux s’imposent pour éviter une sortie de route dès les premiers imports.

Une base article saine dans un site sain.

Une phrase maintes fois répétée par notre chef de projet qui prend tout son sens dans ce type d’architecture web. C’est le point départ qui permettra ou non de déployer agréablement et sans mauvaise surprise votre solution de gestion commerciale. Il vous faut (avec ou sans l’aide d’une agence) travailler au préalable sur les désignations de vos produits, les descriptions, les déclinaisons, les photos produits, la politique de tarification (B2B, B2C, euros, dollars, pays exclus, TVA…), les remises commerciales en fonction de la typologie client…et la liste est longue. Un grain de sable dans la mécanique et les complications arriveront en cascade.

Ne partez pas !

L’objectif n’est pas de vous effrayer ou de vous décourager à vous lancer dans ce type de solution mais surtout de vous donner grâce à notre expérience les clés du succès pour éviter certains écueils. Rassurez-vous, il n’existe pas aujourd’hui de solution meilleure permettant un interfaçage aussi flexible et puissant que celui présenté dans notre étude. Vous avez donc déjà fait le bon choix en choisissant le progiciel Sage (il ne reste plus qu’à trouver les coordonnées d’un prestataire web expérimenté…plus que quelques lignes pour le découvrir).

En effet, la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-sync constitue une véritable solution crédible pour les PME, à un coût modéré (Sage est dans la plupart des cas déjà amortis dans l’entreprise et Prestashop est une solution Open source sans licence), offrant une gestion 360° de leur activité commerciale. L’autre bonne nouvelle, c’est que vous allez gagner en productivité en automatisant une très grande partie des process (et je ne vous parle même pas de la satisfaction client et du ré-achat).

Résultat: Vous vous concentrez sur votre activité principale
Et ensuite ?

Notre agence web en Bretagne se charge au préalable d’étudier la faisabilité de votre projet, d’analyser la structure de votre base article, comprendre votre nomenclature et votre stratégie commerciale…et ensuite de s’occuper de l’interfaçage de votre logiciel SAGE avec votre solution e-commerce Prestashop.

agence web en Bretagne

Découvrez le site réalisé avec la synchronisation entre Sage et Prestashop via Atoo-sync

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