Rédaction d’un Cahier des Charges (CDC) : les bases pour votre Site Internet de Mairie

La création d'un site internet municipal est une tâche complexe et exigeante qui demande une réflexion approfondie pour répondre efficacement aux besoins variés de votre communauté. Dans cet article, nous vous accompagnerons à rédiger un cahier des charges, une étape cruciale pour établir les bases fondamentales de votre site internet municipal et permettre d'obtenir un devis de site internet municipal précis. Notre objectif est de veiller à ce que votre site réponde aux attentes de vos citoyens et de votre collectivité, en incarnant les valeurs et la réputation de votre Mairie ou Ville.

Le fruit de cette démarche sera bien plus qu'un simple projet de site web. Il s'agira d'un document clair et concret qui servira de boussole tout au long du processus de création, garantissant que chaque aspect de votre site contribue à la satisfaction de vos administrés. Un site internet municipal bien conçu devient un outil puissant pour renforcer les liens au sein de la communauté, un facilitateur d'accès à l'information et aux services municipaux en reflétant l'identité de votre collectivité.

Besoin d'un aperçu de votre cahier des charges ? Prochainement, vous pourrez consultez notre exemple en fin d’article

Savoir déclarer ses besoins
L’importance de contextualiser votre projet
Le contenu du Cahier des Charges
Facturation et budget
Coordonnées
Autres Demandes
Points clés essentiels à ne pas oublier
Clôture et lancement du projet

En fin de compte, cette identification précise des besoins sera le fondement sur lequel reposera tout le travail de conception et de développement de votre site internet municipal. Elle permettra la création d’un site qui non seulement répondra aux attentes de votre communauté, mais qui contribuera également à renforcer la connectivité et la relation entre la collectivité et ses citoyens, tout en garantissant une expérience en ligne de qualité pour tous.

• Présentation de l'institution:
  Décrivez brièvement votre institution municipale, son rôle, et sa taille.
• Objectifs du site:
  Énoncez clairement les objectifs principaux que vous souhaitez atteindre avec le nouveau site.
• Description du site existant:
  Résumez les caractéristiques actuelles du site, y compris sa plateforme, ses fonctionnalités, et ses points forts/faibles.
• Contexte du projet:
  Donnez un aperçu succinct des raisons qui ont motivé la création de ce nouveau site, comme l'obsolescence du site actuel ou les besoins croissants en communication en ligne.

Ces informations fournissent un cadre essentiel pour le projet de site internet municipal, permettant une meilleure compréhension de l'institution, de ses objectifs, du contexte, et de la situation actuelle ce qui orientera efficacement la conception du nouveau site.

Le contenu du Cahier des Charges d'un site internet Municipal

1. Structuration des pages internes

Pour répondre aux besoins variés de notre municipalité, nous vous conseillons de partir sur une création de 45 pages HTML. Celles-ci seront réparties en trois catégories : 

• Pages simples, comprenant 1 à 2 sections ou écrans. 
• Pages moyennes, avec de 3 à 5 sections ou écrans. 
• Pages longues, qui comptent de 5 à 9 sections ou écrans

Ajoutez possiblement d'autres types de pages spécifiques, notamment un organigramme et une page partenaire avec filtres.

2. Modules dynamiques de contenu : Enrichissez votre site !

Pour rendre votre site plus attractif et interactif, il est essentiel d'intégrer une variété de modules dynamiques de contenu. Ces éléments apportent une dimension vivante à votre plateforme en ligne, favorisant l'engagement des visiteurs et offrant une expérience utilisateur enrichissante.
Voici une sélection de modules dynamiques à considérer pour favoriser l'attractivité votre site et la parcours utilisateur :

• Ordres du jour et procès-verbaux : Publiez les ordres du jour des réunions municipales et les procès-verbaux pour une administration transparente.
• Annuaire des associations : Mettez en avant la vie associative locale avec des informations sur les objectifs, les contacts, et les événements à venir.
• Annuaire des commerces : Favorisez le commerce local en répertoriant les entreprises de la région.
• Actualités / Blog : Tenez les citoyens informés des dernières actualités et des projets en cours.
• Brèves : Proposez des informations courtes et pertinentes pour une lecture rapide.
• Agenda : Créez un calendrier interactif pour les événements à venir.
• Galerie Photo / Vidéo : Partagez des médias captivants de la vie locale.
• Réservation de Salle : Facilitez la réservation d'espaces municipaux en ligne.
• Magazine Municipal : Publiez des articles approfondis sur des sujets locaux.
• Plan interactif : Offrez un plan interactif pour explorer la municipalité.
• Travaux : Informez sur les travaux en cours et les perturbations éventuelles.
• Recrutement : Publiez des offres d'emploi et facilitez les candidatures en ligne.
• Paiement en ligne : Simplifiez les paiements municipaux en ligne.
• Profils personnalisés : Permettez la création de profils pour un accès simplifié.
• Co-marquage service-public.fr : Intégrez des services gouvernementaux en ligne.
• Appels d'offres : Publiez des appels d'offres pour les fournisseurs ou prestataires.
• Sondages : Recueillez l'opinion des citoyens sur des sujets municipaux importants.

3. Page d'accueil

La page d'accueil, souvent considérée comme la vitrine virtuelle de votre municipalité, joue un rôle central en tant que "porte d'entrée" vers l'univers en ligne que vous souhaitez offrir à vos citoyens. Elle représente la première impression que les visiteurs auront de votre collectivité lorsqu'ils accèdent à votre site internet, et à ce titre, elle revêt une importance dans la réussite de votre présence en ligne.
Votre page d’accueil doit comprendre idéalement un slider, un écran unique animé et optimisé, ainsi que des reprises des modules dynamiques préalablement choisis pour une navigation intuitive. D'autres contenus et services, comme une barre de service publique, des sections texte/image pour mettre en avant des pages ou des services, une barre de logos partenaires, des widgets météo, de qualité de l'air, et une option de thème sombre/clair peuvent également être inclus.

4. Formulaires

Nous recommandons vivement la mise en place d'une variété de formulaires pour votre site internet municipal. Ces formulaires serviront de canaux de communication essentiels entre votre collectivité et vos administrés, facilitant ainsi les échanges d'informations, les demandes de services et les retours d'expérience. Il est crucial de diversifier ces formulaires pour répondre de manière adéquate aux besoins de votre communauté.
Ainsi, il est important de prévoir la création en autonomie de nouveaux formulaires.

5. Spécifications techniques

La rédaction d'un cahier des charges pour votre site ne serait pas complète sans des spécifications techniques claires et détaillées. Ces spécifications sont essentielles pour garantir que le site sera développé de manière efficace, sécurisée et conforme aux normes actuelles.

Voici les spécifications techniques à inclure dans votre cahier des charges :

• Plateforme et Technologies :
  Précisez la plateforme sur laquelle le site sera construit (par exemple, WordPress, Drupal, personnalisé, etc.).
  Mentionnez les langages de programmation à utiliser (HTML5, CSS3, JavaScript, etc.). Indiquez la compatibilité avec les navigateurs web (Chrome, Firefox, Safari, Edge, etc.).
• Hébergement :
  Spécifiez les exigences en matière d'hébergement, y compris les besoins en espace de stockage, la bande passante, la sécurité et la disponibilité du serveur. Précisez si le site nécessite un certificat SSL pour assurer la sécurité des données.
• Conception Responsive :
  Exigez que le site soit adaptatif, c'est-à-dire qu'il soit optimisé pour une utilisation sur différents appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones.
• Accessibilité :
  Assurez-vous que le site respecte les normes d'accessibilité Web (RGAA) pour garantir une expérience d'utilisation inclusive pour les personnes handicapées.
• Performances :
  Spécifiez les exigences de performance du site, notamment le temps de chargement des pages et les mesures prises pour optimiser la vitesse.
• Sécurité :
  Définissez les mesures de sécurité à mettre en place pour protéger le site contre les menaces en ligne, y compris les attaques par injection SQL, les tentatives de piratage, etc. Mentionnez la nécessité de régulièrement mettre à jour les logiciels pour maintenir la sécurité du site.
• Gestion de Contenu :
  Précisez si le site nécessite un système de gestion de contenu (CMS) et spécifiez le CMS à utiliser le cas échéant.
  Décrivez les autorisations d'administration et les processus de publication de contenu.
• Langues et Contenu Multilingue :
  Indiquez si le site doit prendre en charge plusieurs langues et spécifiez les langues à inclure.
• Intégration de Services Tiers :
  Si le site doit intégrer des services tiers (par exemple, réseaux sociaux, systèmes de réservation en ligne, etc.), précisez ces exigences.
• Sauvegarde et Restauration :
  Exigez un plan de sauvegarde régulier des données du site, ainsi qu'un plan de restauration en cas de perte de données.
• Formation et Support :
  Spécifiez si une formation pour l'administration du site est requise et décrivez le niveau de support technique fourni après le lancement du site.
• Conformité Légale:
  Assurez-vous que le site respecte toutes les lois et réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne la protection des données personnelles (RGPD) et le respect des droits d'auteur.
• Testing et Validation :
  Indiquez les tests de qualité et de validation à effectuer avant le lancement du site, y compris les tests de compatibilité, de sécurité et de performance.

En incluant ces spécifications techniques dans votre cahier des charges, vous vous assurez que le site internet municipal sera développé de manière professionnelle, répondant aux normes et aux besoins de votre collectivité.

6. Design et expérience utilisateur

Une conception de site web municipale réussie repose non seulement sur des spécifications techniques solides, mais également sur une attention particulière portée au design et à l'expérience utilisateur (UX). Cette section du cahier des charges définit les exigences en matière de design, d'interface utilisateur et d'expérience globale pour garantir que le site soit attrayant, intuitif et efficace pour vos citoyens :

• Identité Visuelle :
  Présentez les éléments de l'identité visuelle de la municipalité, y compris les logos, les couleurs, les polices de caractères et les directives de style à suivre pour le design du site.
• Maquettes et Wireframes :
  Exigez la création de maquettes et de wireframes détaillés pour chaque page clé du site, illustrant la disposition, la navigation et la hiérarchie de l'information.
• Responsive :
  Assurez-vous que le design est adaptatif, en veillant à ce que le site soit agréable à utiliser sur tous les types d'appareils, des écrans larges aux smartphones.
• Navigation Intuitive :
  Décrivez la nécessité d'une navigation claire et intuitive, avec un menu de navigation bien structuré, des liens logiques et des appels à l'action évidents.
• Hiérarchie de l'Information :
  Spécifiez la manière dont l'information sera organisée sur le site pour garantir une hiérarchie claire, avec une mise en avant des informations importantes.
• Convivialité :
  Exigez que le site soit convivial, avec une mise en page et une typographie lisibles, des boutons et des éléments interactifs facilement repérables, et des contrôles d'interface utilisateur intuitifs.
• Accessibilité :
  Assurez-vous que le design prend en compte les principes d'accessibilité pour garantir que le site est utilisable par tous.
• Images et Médias :
  Spécifiez les exigences en matière d'utilisation d'images, de vidéos et d'autres médias, en veillant à ce qu'ils soient optimisés pour le chargement rapide et qu'ils respectent les droits d'auteur.
• Interactivité :
  Décrivez les interactions spécifiques que vous souhaitez intégrer sur le site, telles que les formulaires, les boutons d'appel à l'action, les cartes interactives, etc.
• Réactivité aux Retours Utilisateurs :
  Précisez que le design doit permettre une réactivité aux commentaires et aux retours des utilisateurs pour des améliorations continues de l'expérience utilisateur.
• Performances :
  Assurez-vous que le design tient compte de l'optimisation des performances pour garantir des temps de chargement rapides.
• Continuité de Marque :
  Veillez à ce que le design du site reflète la continuité de la marque de la municipalité, en alignant le style avec d'autres supports de communication.
• Évolutivité :
  Précisez que le design doit être évolutif pour permettre l'ajout futur de contenu et de fonctionnalités sans compromettre l'expérience utilisateur.

En intégrant ces exigences de design et d'UX dans votre cahier des charges, vous vous assurez que le site internet municipal sera non seulement fonctionnel sur le plan technique, mais aussi attrayant et efficace du point de vue de l'utilisateur, améliorant ainsi la satisfaction de vos citoyens lors de leur visite sur le site.

7. Référencement et optimisation SEO

Pour garantir la visibilité de votre site internet municipal dans les résultats des moteurs de recherche, il est essentiel d'intégrer des éléments de référencement dans votre cahier des charges. Le référencement joue un rôle crucial pour permettre aux citoyens de trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

Voici les aspects liés au référencement à prendre en compte :
Exigez ainsi une optimisation approfondie du référencement (SEO) pour toutes les pages du site. Cela comprend l'optimisation des balises meta, des titres, des descriptions, des URL conviviales, et l'intégration de mots-clés pertinents pour les recherches locales.

8. Fonctionnalités et prestations optionnelles

Les fonctionnalités et prestations optionnelles sont intéressantes, mais ne constituent pas la base de votre site. Elles peuvent cependant apporter une personnalisation unique à votre site. 
Cela peut comprendre : 

• Un module pour améliorer l'accessibilité
• Un widget de flux réseaux sociaux (Twitter, Instagram, Facebook)
• Une alerte d'informations en haut de page
• Une newsletter pour les abonnements
• Des flux RSS
• L'optimisation SEO des pages du site internet, y compris le maillage de liens
• Le remplissage des pages HTML du site (hors module)
• La mise en place d'un calcul automatique

Facturation et budget :

Il est important de définir clairement les aspects liés à la facturation pour garantir une gestion transparente des coûts et des paiements associés au projet. Il existe plusieurs types de facturation qui peuvent intervenir au cours du projet :

• Coûts Initiaux :
  Demandez le coût initial estimé du développement du site internet municipal, y compris la conception, le développement, et toutes les prestations associées. Spécifiez si des acomptes ou des paiements partiels sont requis à différentes étapes du projet. Indiquez les options de paiement disponibles, telles que les délais et les méthodes acceptées, pour vous offrir une flexibilité maximale.
• Coûts Additionnels :
  Anticipez les coûts additionnels qui pourraient survenir en cours de projet, tels que des fonctionnalités ou prestations supplémentaires demandées après le début du développement.
• Abonnements Annuels :
  Identifiez les abonnements annuels/trimestriels/mensuels requis (hébergement, SSL, sauvegarde, statistiques, maintenance, noms de domaine, messagerie, suivi de référencement, etc.) et les modalités de paiement pour chaque abonnement.
• Coordonnées de Facturation :
  Fournissez des informations de contact pour la facturation, y compris le nom du responsable de la facturation, son adresse email, son numéro de téléphone, et l'adresse de facturation.
• Validation de Facture :
  Définissez le processus de validation de facture, y compris les personnes ou les entités responsables de l'approbation des factures.
• Facturation pour les Fonctionnalités Optionnelles :
  Précisez comment seront facturées les fonctionnalités et prestations optionnelles choisies en cours de projet.
• Documentation de Facturation :
  Demandez à l'entreprise ou au prestataire de fournir des factures détaillées et transparentes pour chaque paiement effectué.
• Clôture et Lancement du Projet :
  Établissez une procédure de clôture du projet, y compris la vérification de la conformité avec les coûts et les paiements effectués, avant de procéder au lancement du site internet municipal.

En intégrant cette section dans votre cahier des charges, vous vous assurez que tous les aspects financiers du projet sont clairement définis, ce qui contribue à éviter les malentendus et à garantir une gestion efficace des coûts liés au développement du site internet municipal.

Coordonnées :

Pour faciliter la communication entre les parties prenantes, fournissez également des informations de contact claires, y compris le nom, la fonction, l'email, le téléphone, l'adresse de la mairie et l'URL du site si déjà existant.

Autres Demandes :

Nous conseillons de renseigner une zone de texte en champ libre pour des besoins personnalisés non spécifiés.

Points clés essentiels à ne pas oublier :

Avant d'envoyer votre cahier des charges, assurez-vous d'avoir pris en compte les éléments essentiels suivants, qui constituent une liste de vérification :

• Sélection de la plateforme CMS :
  Il est important de choisir une plateforme CMS (Système de Gestion de Contenu) largement reconnue et approuvée par le marché, telle que WordPress par exemple. Évitez d'opter pour des CMS ou des frameworks peu connus, susceptibles d'engendrer des complications lors du développement ultérieur.
• Cession des droits d'auteur :
  Assurez-vous que le prestataire vous accorde les droits complets du site internet. Cela garantira que vous avez un contrôle total sur votre site et son contenu.
• Droit à la réversibilité :
  Vous pouvez ajouter cette clause liée à la réversibilité. Ce droit peut faire référence à la possibilité de migrer d'un service ou d'une plateforme à une autre sans perdre de données importantes. Il peut ainsi garantir l'interopérabilité et la portabilité des données.
• Engagement :
  Si vous souscrivez à un contrat d'abonnement pour l'hébergement et la maintenance du site, précisez la durée de cet engagement. Veillez à ce qu'elle soit raisonnable et conforme à vos besoins à long terme.
• Conformité légale au RGPD :
  Assurez-vous que le cahier des charges inclut la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela garantit que les données personnelles de vos utilisateurs sont collectées, traitées et stockées conformément à la réglementation européenne sur la confidentialité des données.
• Éviter la surcharge de fonctionnalités :
  Évitez de surcharger le cahier des charges avec un nombre excessif de fonctionnalités. Trop de fonctionnalités peuvent non seulement compliquer le développement, mais aussi augmenter considérablement les coûts et les délais du projet.

Clôture et lancement du projet

La finalisation de ce cahier des charges permettra la proposition d'un devis et le suivi du projet. D'autres modules et options pourraient être envisagés dans les étapes suivantes, notamment un extranet administré, un intranet documentaire mairie, et une application mobile par exemple.

En résumé, ce cahier des charges établit les bases essentielles pour la création d'un site internet municipal qui répondra aux attentes de votre communauté, tout en respectant les plus hauts standards en termes d'esthétique, d'écologie, de performance, d'accessibilité et de conformité légale. Il constitue le point de départ de votre projet passionnant et promet de donner à votre municipalité une présence en ligne de qualité. Il permet également de recevoir des offres commerciales basées sur les mêmes informations, un scope de travail identique.
Il admet bien sûr un grand nombre de fonctionnalités, qui sont modulables en fonction de vos besoins.

Nous vous encourageons à examiner l'exemple ci-dessous qui illustre un cahier des charges d’un site web municipal. Celui-ci regroupe toutes les demandes et spécifications nécessaires pour le projet.